Politique de protection des renseignements personnels

La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le GMF Polyclinique du Quartier recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions, « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et à l’avis complémentaire.

1. EXONÉRATION DE RESPONSABILITÉ

   Voici nos informations d’identification complètes :

   GMF Polyclinique du Quartier
   215, boulevard Montcalm, suite 300
   Granby (Québec) J2G 5C2

   
   

   N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

   Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à direction@polycliniqueduquartier.com ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

   
   

   Au sein de notre GMF Polyclinique du Quartier, chacun possède des responsabilités en fonction du rôle qu’il occupe dans la clinique. Dans le cadre de cette Politique, deux catégories de rôle divisent les membres de notre personnel, les professionnels de la santé et les membres du personnel administratif. Voici donc comment les responsabilités sont attribuées à chacun des rôles de notre clinique :

   Professionnels de la santé :

   Incluant notamment les médecins, les infirmiers, et les autres professionnels faisant partie de notre regroupement.

   • Analyse du dossier du patient
   • Rencontre avec le patient
   • Accompagnement du patient dans le cadre de ses soins de santé globale
   • Suivi des demandes d’examens et de consultations
   • Communication avec le patient des résultats le concernant
   
   

   Membres du personnel administratif :

   Incluant notamment la direction et les adjoints administratifs.

   • Accueil du patient et inscription à la clinique
   • Mise à jour du dossier du patient
   • Gestion des rendez-vous
   • Gestion des dossiers administratifs afin de permettre aux professionnels de la santé d’effectuer leur travail
   • Orientation du patient dans la clinique
   • Réalisation de tâches pour les professionnels de la santé (envoi de demandes, envoi des correspondances avec les pharmacies, numérisation de formulaires, de notes de consultation et de résultats dans le dossier du patient, etc.)
   
   

   Notre regroupement tient également à former et à sensibiliser les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

   • Signature du document « tenu au respect de la confidentialité » signé dès l’embauche de nouveaux employés.
   • Annuellement, sensibilisation au respect des renseignements confidentiels.

2. Définitions importantes

   Dans la Politique, on entend par : « Incident de confidentialité » : (i) L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

   « Renseignement personnel » : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Comment allons-nous traiter vos renseignements personnels?

   Comment collectons-nous vos renseignements personnels?

   • Lors de l’ouverture d’un nouveau dossier patient (par téléphone ou en personne)
   • Dans une communication par télécopieur (d’une pharmacie, d’une autre clinique, de l’hôpital, etc.)
   • Lors d’une prise de rendez-vous en ligne (via le HUB)

   Quels sont les renseignements personnels que nous collectons?

   • Nom et prénom du patient
   • Nom et prénom de la mère du patient
   • Numéro d’assurance maladie (NAM)
   • Adresse postale
   • Numéro de téléphone
   • Adresse courriel
   • Pharmacie du patient
   • Dossier médical du patient

   Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels?

   • Le patient lui-même ou la personne qui en a la charge s’il s’agit d’une personne mineure ou inapte.

   Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?

   • Afin d’assurer un meilleur service à la clientèle (confirmation des rendez-vous, envoi de résultats par portail, etc.)
   • Afin d’optimiser la gestion du dossier médical du patient

   Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?

   • Perte totale d’efficacité dans les soins et les services offerts au patient, notamment en ce qui a trait au traitement administratif du dossier médical

   Qui aura accès à vos renseignements personnels?

   • Médecin responsable du dossier du patient
   • Tout professionnel de la santé et membre du personnel administratif qui travaille à la clinique

   Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?

   • Aucun partage n’est fait avec des tiers de la clinique sans la demande et l’autorisation du patient lui-même.
   • Lorsque le patient l’autorise, ses renseignements peuvent être communiqués à d’autres professionnels de la santé (médecin spécialiste, pharmacien et autres professionnels) principalement par télécopieur et par courrier interne.
   • Les renseignements personnels du patient peuvent également être communiqués via le HUB à d’autres professionnels de la santé.

   Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels?

   • Généralement, un dossier inactif d’un patient désinscrit de notre clinique peut être conservé 10 ans.
   • Toutefois, les autorités exigent que certains dossiers soient conservés à vie.
   • Nous conservons donc vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire selon ce que prévoit la loi applicable. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, nous procédons à la destruction de ces renseignements.

   Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels?

   • Il peut toujours y avoir un risque que de mauvaises personnes aient accès au DMÉ sur lequel sont stockés vos renseignements personnels (pirate informatique, session restée ouverte à la maison sur l’ordinateur d’un membre du personnel travaillant à distance, fuite d’un employé...). Nous mettons cependant tout en place pour que des incidents de la sorte ne se produisent pas.

   Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?

   • Dossiers informatiques : Sur le DMÉ
   • Dossiers physiques : Dans des pièces fermées à clé et/ou dans des classeurs fermés à clé

4. Quels produits technologiques utilisons-nous?

   Nom du logiciel

   Nom du fournisseur

   Utilités

   Myle

   Medfar

   Gestion des dossiers médicaux des patients

   FMP

   Gestion de la facturation RAMQ

   HUB

   Petal

   Gestion de la prise de rendez-vous des patients orphelins

   Square

   Square

   Transactions par débit ou crédit

   Dossier santé Québec

   Gouvernement du Québec

   Partage d’information avec d’autres professionnels de la santé autorisés

5. Mesures de sécurité et risques inhérents

   Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

   Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions?

   1. En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

      Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

      Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute autre personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

   2. Forces de l’ordre

      Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

      Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants :

      1. Le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
      2. Nous agissons en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

   Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

   La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

   • Accès : Le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
   • Rectification : Le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
   • Retrait du consentement : Le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
   • Restriction ou refus d’accès : Le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
   • Plainte : Le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : https://www.cai.gouv.qc.ca/formulaires-et-lettres-types/pour-les-citoyens/.
   • Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

   Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels de la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?

   Veuillez vous référer à la section suivante : 1.1.2 TÉMOINS

10. Site de tiers

    Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

    Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

11. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

    Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Stéphanie Bourassa
(450) 378-8435 poste 201
direction@polycliniqueduquartier.com